Publicado em 17 Maio, 2013
Aos dezessete dias do mês de maio do ano de dois mil e treze, às 08h e 30 min, na atual sede do IPMI, realizou-se a primeira reunião extraordinária do exercício 2.013 do Conselho Administrativo do Instituto de Previdência Municipal de Itapeva/SP, instituído pela Lei Municipal nº. 3.336, de 20 de janeiro de 2.012 e Decreto Municipal nº 7.430 de 23 de agosto de 2.012, como única entidade gestora do Regime Próprio de Previdência Social do Município de Itapeva, sob a coordenação do Sr. Eduardo Yamaya, Superintendente, estando presentes na reunião os conselheiros administrativos titulares do IPMI, Sr. Flávio Eduardo Mariosi da Silva e Sr. César André Fattori, representantes eleitos do Poder Executivo; Sr. Walter Lázaro dos Santos, representante eleito do Poder Legislativo. Contou-se também com a presença dos conselheiros indicados pelo Chefe do Executivo Sr. Marcos Paulo Cardoso Guimarães e sra. Helena Vasconcelos Marczuk de Oliveira. A Diretora Administrativa Financeira Interina, Sra. Mariely Regina de Oliveira e a Diretora de Benefícios do IPMI, Sra. Cristiane Ryden de Mello Graciliano também representaram o IPMI na reunião. A conselheira Vânia Aparecida Páschoa Prado compareceu às 8h10min para participar da reunião, mas teve que se ausentar logo em seguida por ter recebido telefonema da Secretaria Municipal da Educação para acompanhar o secretário da pasta num evento. Verificada a existência de quórum, o Superintendente, Sr. Eduardo Yamaya, declarou aberta a sessão, dando início à Ordem do Dia: 1. Justificativa da reunião extraordinária. O Superintendente justificou a convocação de reunião extraordinária, feita nos termos do regimento, devido a não realização da reunião ordinária do dia 2 de maio, na qual somente o conselheiro César André Fattori compareceu. 2. Reunião do Comitê. Fechamento das aplicações não apuradas. Incompatibilidade de datas. O Superintendente expôs a necessidade de revisão nas datas de algumas das reuniões pré-agendadas do Comitê de Investimentos, haja vista a data de entrega dos relatórios dos investimentos pelas instituições financeiras, o que impossibilita demonstrar o real fechamento das aplicações. Colocou para deliberação do Conselho Administrativo a decisão em manter ou não as datas pré-estabelecidas de suas reuniões, tendo em vista que conforme deliberação anterior dos próprios, as reuniões deste coincidiriam com as do Comitê de Investimentos. Nesse contexto, deliberaram em manter a data da próxima reunião, ou seja, 6 de junho de 2013, alterando somente o horário para às 15 horas. Também foi deliberado que nas reuniões ordinárias de cada mês se definirá a data e horário da próxima reunião. 3. Auditoria in loco do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. O Superintendente noticiou que nos dias 14 e 15 de maio de 2013 o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo esteve em diligência neste instituto. Esclareceu sobre o procedimento de fiscalização, no qual há uma requisição prévia de documentos e o prazo para sua apresentação e que somente após é realizada a auditoria in loco. Colocou ainda a forma que foi conduzida a auditoria, os esclarecimentos dados ao auditor quanto à locação da sede, dos procedimentos de adiantamento, sobre o controle interno, investimentos, taxa administrativa, entre outros. Esclareceu aos conselheiros que a auditoria referente às concessões de pensões e aposentadorias será realizada em processo separado pelo TCE/SP. 4. Parecer sobre as contas do IPMI em 2012. O Superintendente relatou ao conselho administrativo que o Conselho Fiscal se reuniu na sede do IPMI na data de 30 de abril de 2013 para proceder à avaliação e emitir parecer sobre as contas do Instituto referente ao exercício de 2012. Nesta oportunidade foram apresentados todos os documentos e procedimentos realizados pelo órgão gestor, sendo compulsados os extratos, depósitos, relatórios das aplicações e demais documentos. Na oportunidade os conselheiros fiscais colocaram suas dúvidas quanto ao patrimônio do IPMI e depois de esclarecidas, aprovaram as contas do exercício de 2012. Foi colocada a necessidade da apreciação e manifestação também do Conselho Administrativo em relação às contas do exercício de 2012, destacando ser o único item faltante da requisição do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. Assim, ficaram à disposição dos conselheiros para compulsar, todos os documentos e procedimentos realizados pelo órgão gestor, os quais foram analisados, sendo também solicitados os balancetes patrimoniais e o cálculo atuarial. Solicitaram ainda, o encaminhamento por e-mail do cálculo atuarial realizado pela empresa Oldapi Assessoria em Administração Pública e Informática Ltda ME, a qual presta serviços de assessoria atuarial e disponibilização de software previdenciário junto ao Instituto de Previdência Municipal de Itapeva. Após a análise, procederam à emissão de parecer, aprovando as contas do exercício de 2012. A conselheira Vânia Aparecida Páschoa Prado fez a análise separadamente das contas pelo motivo já enunciado nesta ata. 5. MPS – SIPREV. O Superintendente relatou que durante o Congresso Estadual da APEPREM no mês de abril em Barueri recebeu o convite do Ministério da Previdência Social para desenvolver um plano de trabalho com a ferramenta SIPREV. Na oportunidade, o Superintendente conversou com a Coordenadora de Estudos Técnicos, Estatísticas e Informações Gerenciais do Ministério da Previdência Social, Nancy Abadia Ramos, que se colocou à disposição do município de Itapeva para dar todo o suporte necessário para a implantação do programa. O SIPREV é uma ferramenta de Gestão das informações referentes a servidores públicos (civis e militares), ativos, inativos, pensionistas e demais dependentes, da União, Estados, Distrito Federal e Municípios que possuam Regime Próprio de Previdência Social – RPPS. Disponibilizado gratuitamente pelo Ministério da Previdência Social, através do Portal do Software Público Brasileiro (http://www.softwarepublico.gov.br), em um único banco de dados poderão se ter as informações cadastrais (informações básicas da pessoa, seja servidor ativo, servidor inativo, pensionista ou dependente); as informações previdenciárias (vínculos funcionais, tempos de contribuição, aposentadorias adquiridas, histórico funcional, cargos e carreiras), informações financeiras (valor de contribuições previdenciárias e benefícios recebidos), emissão de Certidão de Tempo de Contribuição e a verificação dos registros de dados essenciais. A simulação de aposentadorias e a concessão de benefícios também serão disponibilizadas em breve. Após essa exposição sobre a ferramenta SIPREV, extraída da internet no Portal do Software Público – Comunidade SIPREV – o Superintendente explicou que o processo de envio dessas informações para o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) dos regimes próprios de previdência social tem sua previsão legal no art. 3º da lei federal nº 10.887/04: “Art. 3º Para os fins do disposto no inciso XI do art. 37 da Constituição Federal, a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios instituirão sistema integrado de dados relativos às remunerações, proventos e pensões pagos aos respectivos servidores e militares, ativos e inativos, e pensionistas, na forma do regulamento”. O regulamento já está pronto, aprovado pelo Ministério da Previdência Social e em análise na Casa Civil para assinatura da Presidente da República, relatou a Coordenadora do Ministério da Previdência Social. Desta forma, o Superintendente disse que a oportunidade do município de Itapeva se preparar neste momento para a implantação desta ferramenta é única e deve ser aproveitada, tendo em vista a breve regulamentação da lei federal. 6. Congresso Nacional da ABIPEM – dias 3, 4 e 5 de julho. O Superintendente informou que nas datas de 3, 4 e 5 de julho deste ano, acontecerá em Joinville – SC, o 47º Congresso Nacional da ABIPEM. Expôs a importância da participação em um evento deste porte, o qual busca fortalecer a atuação dos Institutos de Previdência, através da formação continuada dos servidores envolvidos na gestão do instituto, aprimorando o conhecimento técnico científico através das palestras e demais programação. Ressalta ainda, a importância dos contatos realizados com outros institutos e profissionais da área. Neste contexto, colocou sobre a necessidade de verificar como será conduzido o procedimento para participação no evento e explicou como é o Congresso, o cronograma e a taxa de inscrição. Colocou ainda, quanto à orientação do TCE/SP, sobre a importância da justificativa das despesas realizadas nestes eventos, ou seja, singularidade do evento, comprovação da participação, despesas com estadia e alimentação devidamente comprovados, entre outros.
Nesta oportunidade, solicitou urgência na análise da colocação para que não ocorram problemas com reserva em hotel. O entendimento de todos os presentes foi de que, para a próxima reunião (06/06/13), será feita a análise e proferida a manifestação quanto à participação no congresso. 7. Horário de funcionamento do IPMI. Relatou o Superintendente o momento de adequação do IPMI, ou seja, mudança de local, interação dos servidores, procedimentos de atendimento devido ao número reduzido de funcionários, a busca de congruência com a prefeitura para prestação de informações em processos (emissão de Certidões, vida funcional e documento pertinentes aos processos concessórios), e assim solicitou manifestação do conselho quanto ao horário de atendimento ao público. Nesta seara, o Conselho Administrativo opina que o horário de atendimento ao público (segunda a sexta-feira, das 08h às 12h e das 14h às 17h) não traz óbice aos servidores e que não há, até o momento, relato de queixas quanto ao procedimento estabelecido.
Por outro lado, o conselheiro César André Fattori solicitou melhorias no relacionamento do Instituto com os servidores com práticas de “marketing”, pois relata que é questionado no âmbito da Secretaria Municipal de Saúde sobre essa falta de contato indireta. O Superintendente acolheu a solicitação do conselheiro César, reconhecendo que essa aproximação indireta é necessária e que os passos para realizar esse elo estão sendo planejados, sendo estes: o site do IPMI, o Portal da Transparência, a cartilha, bem como, a realização de uma audiência pública. Afirmou, por fim, que vai traçar planos para que essa deficiência seja tratada pelo IPMI e que serão apresentadas ao Conselho as ideias e/ou sugestões para a melhoria deste quesito. O Superintendente citou a sua exposição em uma reunião da Secretaria Municipal de Educação durante audiência do Conselho Municipal da Educação em 8 de maio de 2013, no qual houve esclarecimento de dúvidas dos participantes, através de uma condução simples e direta na interação com o público, avaliada como muito produtiva pelo Secretário Municipal da Educação Gustavo Tadeu Pinto e pela Assessora Técnica de Planejamento Educacional e Conselheira Administrativa Vânia Aparecida Páschoa Prado. 8. Outros assuntos levantados na reunião. 8.1. O conselheiro César propôs que seja realizado mais um curso de capacitação em relação aos investimentos, com mais tempo de duração e que seja minucioso na temática. O Superintendente colocou a possibilidade de realizar o curso, ficando para análise dos conselheiros a forma do curso: à distância, presencial, módulos, entre outros. Lembrou, também, que o Comitê de Investimentos deve passar por essa qualificação, haja vista que ao menos o seu presidente deve ser habilitado nos termos da Portaria MPS nº 170, de 25/04/2012. 8.2. O Superintendente noticiou a conversa com o Secretário de Administração e Finanças, Sr. Alceu, sobre a cessão de um servidor do quadro permanente com a finalidade de viabilizar as adequações que estão sendo tratadas com a Prefeitura, em especial com a Coordenadoria de Recursos Humanos, em relação aos procedimentos de informações funcionais para a concessão de benefícios. 8.3. O Superintendente agradeceu a presença de todos e destacou a importância da realização das reuniões mensais dos conselhos e do comitê de investimentos. Nada mais havendo a ser tratado, o Superintendente, Sr. Eduardo Yamaya, encerrou a reunião às 10h e 35 min. Eu, Cristiane Ryden de Mello Graciliano (_______________________), na qualidade de Diretora de Benefícios do IPMI, lavrei a presente Ata, que, após lida e aprovada, foi assinada pelos Conselheiros e demais participantes desta sessão.
EDUARDO YAMAYA
MARIELY REGINA DA SILVA
CÉSAR ANDRÉ FATTORI
FLÁVIO EDUARDO MARIOSI DA SILVA
WALTER LÁZARO DOS SANTOS
MARCOS PAULO CARDOSO GUIMARÃES
HELENA V. MARCZUK DE OLIVEIRA
VÂNIA APARECIDA PÁSCHOA PRADO