Publicado em 8 Outubro, 2013
Aos oito dias do mês de outubro do ano de dois mil e treze, às 09 h e 30 min, na atual sede do IPMI, realizou-se a sexta reunião ordinária do exercício 2.013 do Conselho Administrativo do Instituto de Previdência Municipal de Itapeva/SP, instituído pela Lei Municipal nº. 3.336, de 20 de janeiro de 2.012 e Decreto Municipal nº 7.430 de 23 de agosto de 2.012, como única entidade gestora do Regime Próprio de Previdência Social do Município de Itapeva, sob a coordenação do Sr. Eduardo Yamaya, Superintendente, estando presentes na reunião os conselheiros administrativos titulares do IPMI, Sr. Flávio Eduardo Mariosi da Silva, representante eleito do Poder Executivo; Sr. Walter Lázaro dos Santos, representante eleito do Poder Legislativo. Contou-se também com as presenças dos conselheiros indicados pelo Chefe do Executivo Sr. Marcos Paulo Cardoso Guimarães e Sra. Helena Vasconcelos Marczuk de Oliveira. A Diretora Administrativa Financeira Interina, Sra. Mariely Regina de Oliveira e o Diretor de Benefícios, Sr. Fabricio Santos de Matos também representaram o IPMI na reunião. Ausentes os conselheiros Sr. César André Fattori e Sra. Vânia Aparecida Paschoa Prado. Verificada a existência de quórum, o Superintendente, Sr. Eduardo Yamaya, declarou aberta a sessão, dando início à ordem do dia: 1. RH – dados dos servidores. SIPREV. Recadastramento. O Superintendente ressaltou a importância de dados precisos no sistema para o carregamento do banco de dados do SIPREV. Na ocasião solicitou ao conselheiro Walter que falasse a respeito do trabalho que está sendo desenvolvido por ele. O conselheiro Walter expôs que o banco de dados a ser carregado é composto de muitos campos e que o trabalho realizado está sendo de forma manual, de modo que os dados já existentes e os providenciados pela Coordenadoria de Recursos Humanos estão sendo dispostos em planilhas distintas e posteriormente concatenados numa só. O Superintendente, interagindo com o conselheiro Walter, relatou que foi solicitada à Coordenadoria de Recursos Humanos a disponibilização das informações para o histórico funcional do servidor, mês a mês, desde 7/1994, com o local de trabalho, órgão de lotação, cargo exercido ou ocupado, vencimento básico do cargo exercido ou ocupado, regime de trabalho e afastamentos. O conselheiro Walter observou ainda que na data estipulada não será possível carregar todos os dados, mas que o IPMI tem conhecimento da referida dificuldade e buscado alternativas com a Conam, por intermédio da CRH. Citou, por exemplo, que a prefeitura de Praia Grande conseguiu desenvolver um programa próprio que faz leitura de arquivos constantes no banco de dados do SIAP e que se a Conam pudesse disponibilizá-los, poderia tentar desenvolver alguma ferramenta para extrair os dados. O Superintendente confirmou essa informação, relatando ter falado com o setor de pessoal de Praia Grande, que se colocou à disposição para nos receber lá e apresentar as soluções por eles desenvolvidas. A Coordenadora de Recursos Humanos Mariely informou que o Sr. Vanderlei (CONAM) está buscando desenvolver ferramentas para alimentar a base do SIPREV, conforme e-mail enviado a ele em 3 de outubro e conversas mantidas com o Superintendente sobre o assunto. Após várias perguntas e respostas acerca dos detalhes dos dados a serem carregados e as dificuldades encontradas para migrá-los para o formato xml, é unânime a opinião de que deverão ser feitos esforços das partes envolvidas no processo e que embora haja dificuldade em extrair os dados da Conam, estão sendo buscadas alternativas para montagem ao menos das dados básicos para o carregamento das bases no Siprev. O conselheiro Walter disse que esse projeto é de extrema importância para o município e propôs a reflexão de que os dados ora levantados devem ser considerados um patrimônio a ser preservado com o devido cuidado, fazendo referência ao tamanho do prejuízo que o município teve em decorrência de um incêndio ocorrido no setor de informática tempos atrás. O Superintendente não apenas concordou com a explanação do conselheiro Walter como relembrou que na reunião passada (26/09) foi discutida a inclusão no orçamento de 2014 a rubrica para aquisição de máquina para fazer proteção dos dados do IPMI. 1.1. Recadastramento. Informou o Superintendente que em contato com a Sra. Lúcia Helena Vieira, presidente da APEPREM, tratou de informações sobre o recadastramento dos servidores públicos, cujo assunto já fora pautado com o conselho, tendo em vista que faz parte do plano de trabalho com o MPS o recenseamento previdenciário, precedido do recadastramento. Segundo Lúcia, O Ministério da Previdência Social tem parceria com o Banco do Brasil e através de suas agências realiza o recadastramento anualmente e cabe aos municípios operacionalizar a contratação deste serviço. Ainda de acordo com Lúcia, a cidade de Diadema, com quadro de pessoal de 8 mil servidores (ativos e inativos), tem custo de R$ 25,00 por servidor para operacionalizar com o Banco do Brasil o recadastramento, o qual está ocorrendo nesta época. Como deliberado nas reuniões anteriores, o Superintendente apresentou os custos com o recadastramento realizado em 2009/2010 pela prefeitura, tendo sido apurado o custo de R$ 10,35 por servidor: Recadastramento 2010 Unitário Total Prazo de contratação Total 6 estagiários R$ 510,00 R$ 3.060,00 6 R$ 18.360,00 Serviços de terceiros R$ 8.000,00 Total: R$ 26.360,00 Servidores recadastrados 2.546 Custo por servidor: R$ 10,35 Em seguida, foi apresentada uma proposta de recadastramento com menos emprego de mão-de-obra, substituída por uso de tecnologia, com propósito de se contratar empresa para lançar os dados já existentes dos servidores num página da internet e, através de senha, efetuar a conferência dos dados, diminuindo desta forma o trabalho manual como fora realizado em 2009/2010. Tal iniciativa é possível por já existir o tratamento dos dados na CRH e no IPMI, que consegue importar de lá os cadastros básicos da folha de pagamento para um programa específico e, posteriormente, gerar os arquivos para o endereço eletrônico: Recadastramento 2013 - estudo Unitário Total Prazo de contratação Total 2 estagiários R$ 678,00 R$ 1.356,00 2 R$ 2.712,00 Serviços de terceiros R$ 26.300,00 Total: R$ 29.012,00 Servidores a serem recadastrados: 3.622 Custo por servidor: R$ 8,01 Para tal operacionalização, será necessário realizar licitação, podendo ser na modalidade carta-convite, para contratar a empresa prestadora de serviços nesse ramo. Em contato com a empresa Oldapi foi obtido um valor aproximado de R$ 26.300,00 para a execução deste trabalho, já compreendido todos os custos inerentes ao trabalho (desenvolvimento da tecnologia, carregamento dos dados na web, montagem da página própria para recadastramento, tratamento e exportação dos dados para o IPMI e para a prefeitura, podendo o setor de pessoal atualizar os dados cadastrais da folha de pagamento). A Coordenadora de Recursos Humanos Mariely disse que existe a aceitação da parceria na realização do recadastramento, mas não pelos custos, ficando os mesmos sob a responsabilidade do Instituto. O Superintendente estima atingir o percentual de 70% dos servidores no recadastramento via web e os outros 30% seriam realizados também de forma eletrônica, podendo haver o deslocamento de servidores ou estagiários portando tablets ou notebook fazendo a coleta de dados pessoalmente. Num outro raciocínio apresentado, o Superintendente disse que se a opção fosse realizar o recadastramento na prefeitura, como em 2009/2010, presencialmente, o custo seria aproximadamente de R$ 13,27 por servidor, computados em R$ 24.408,00 de mão-de-obra e R$ 9.385,60 de serviços de terceiros, sem incluir os gastos com a impressão de todas as fichas necessárias ao trabalho. Colocou o Superintendente que o Sr. Marco André, Secretário Municipal de Coordenação e Planejamento, sugere que o recadastramento seja feito de forma eletrônica, através de site, pois desta forma é mais prático para o servidor, mas que seria necessária a elaboração de um ato do Chefe do Executivo disciplinando-o, ficando a cargo do Instituto apresentar minuta de decreto para apreciação. Prosseguindo com a sugestão de operacionalização do recadastramento, o Superintendente perguntou ao conselheiro Flávio e à Coordenadora de Recursos Humanos Mariely se haveria possibilidade de aproveitar as senhas cadastradas para a distribuição de cestas básicas aos servidores. Segundo Flávio e Mariely, possibilidade há, mas teríamos que entrar em contato com a empresa que mantem esses dados hospedados e tentar alinhar o procedimento, contudo, antes falar com o Secretário de Administração Sr. Alceu. Os conselheiros entendem a necessidade do recadastramento e entendem que a forma proposta pelo Instituto é mais racional e econômica, pois o custo por servidor recadastrado cairá em relação ao de 2009/2010 feito pela prefeitura, deliberando, assim, pela continuidade do processo ora discutido. 2. Alteração do regimento interno. O Superintendente colocou a necessidade de o regimento interno estar em conformidade com a Lei Municipal n.º 3.336/2012, devendo ser alterada, portanto, a redação do § 3º do art. 7º e do § 2º do art. 10, do Anexo Único da Portaria IPMI nº 19, de 21 de dezembro de 2012, que Aprova o Regulamento do Instituto de Previdência Municipal de Itapeva-SP. Justificando o motivo, os conselheiros deliberaram a favor, passando a Portaria nº 19/2012 ter a seguinte redação: PORTARIA Nº 19, DE 21 DE DEZEMBRO DE 2012 APROVA o Regulamento Do Instituto De Previdência Municipal De Itapeva-SP. (...) ANEXO ÚNICO (...) Art.7º. O Conselho Administrativo é o órgão colegiado de direção do IPMI e será constituído de 07 (sete) membros, para um mandato de 02 (dois) anos, permitindo-se uma única recondução e ou reeleição, sendo: I − 03 (três) membros indicados pelo Prefeito do Município de Itapeva-SP; II − 02 (dois) membros do Poder Executivo eleitos pelos servidores ativos e inativos; III –01 (um) membro do Poder Legislativo eleito pelos servidores ativos e inativos; IV – o Superintendente. § 1º. O Chefe do Poder Executivo Municipal e os servidores públicos municipais, ativos e inativos, por ocasião da indicação dos membros do Conselho Administrativo, deverão indicar ao menos 02 (dois) suplentes para atuar nas reuniões nos casos de faltas ou impedimentos dos titulares. § 2º. O Presidente do Conselho Administrativo não pode ser substituído. § 3º. Os membros do Conselho Administrativo não serão exoneráveis ad nutum, somente podendo ser afastados de suas funções depois de julgados em processo administrativo, assegurada a ampla defesa e o contraditório ou em caso de vacância, assim entendida a ausência não justificada a 05 (cinco) reuniões ainda que intercaladas, no mesmo mandato de 02 (dois) anos (redação dada pela Portaria IPMI nº 12, de 8/10/2013). § 4º. Os membros do Conselho Administrativo não serão exoneráveis ad nutum, somente podendo ser afastados de suas funções depois de julgados em processo administrativo, assegurada a ampla defesa e o contraditório ou em caso de vacância, assim entendida a ausência não justificada em 03 (três) reuniões consecutivas ou em 04 (quatro) intercaladas no mesmo ano. (...) Art. 10. O Conselho Fiscal, órgão de fiscalização e controle da gestão do IPMI, é composto por 03 (três) membros, permitindo-se uma única recondução e ou reeleição, sendo: I – 01 (um) membro da Prefeitura Municipal; II – 01 (um) membro da Câmara Municipal; III – 01 (um) membro do IPMI ou inativo do quadro de segurados. § 1º. Na primeira reunião ordinária, os integrantes do Conselho Fiscal, apenas os titulares, elegerão o Presidente. § 2º. Os membros do Conselho Fiscal não serão exoneráveis ad nutum, somente podendo ser afastados de suas funções depois de julgados em processo administrativo, assegurada a ampla defesa e o contraditório ou em caso de vacância, assim entendida a ausência não justificada a 05 (cinco) reuniões ainda que intercaladas, no mesmo mandato de 02 (dois) anos (redação dada pela Portaria IPMI nº 12, de 8/10/2013). § 3º. Os membros do Conselho Fiscal não serão exoneráveis ad nutum, somente podendo ser afastados de suas funções depois de julgados em processo administrativo, assegurada a ampla defesa e o contraditório ou em caso de vacância, assim entendida a ausência não justificada em 03 (três) reuniões consecutivas ou em 04 (quatro) intercaladas no mesmo ano. 3. Assessoria de Comunicação. O Superintendente retomou o assunto relacionado à divulgação das atividades desenvolvidas pelo IPMI por meio de site, bem como a contratação de assessoria de imprensa para tratar da veiculação de tais informações. Ressaltou a necessidade de tais serviços, como meio de divulgação do recadastramento em virtude de prazos a serem cumpridos; a criação do site, devendo estar atualizado constantemente; como meio de comunicação com a sociedade, deixando a transparência em linguagem simples e acessível, como forma de interagir e ter opinião (feedback) das ações desenvolvidas pelo Instituto. Justificou que a comunicação através da assessoria objetiva maior interação com o público externo (imprensa e sociedade) e interno (servidores públicos), fazendo uso de meios mais ágeis, facilmente compreendidos e de amplo acesso. Assuntos diversos podem ser abordados todos os dias, não se limitando somente a assuntos do IPMI, mas outros como publicação de atos, decretos, leis, realização de eventos, programas, projetos e ações do município em geral. Colocada a possibilidade de utilização de algumas opções nas redes sociais, como tem defendido o conselheiro César em outras reuniões, houve consenso entre o Superintendente e os conselheiros de que isso poderia ser uma ação desenvolvida pela assessoria de comunicação, mas quanto à forma de execução há necessidade de maior debate, inclusive com a opinião de profissional da área para formatação desta ideia. Como dito na reunião do dia 9 de setembro, o impedimento estava na cotação lançada à época (R$ 4 mil/mês), mas com a apresentação de uma nova proposta, desta vez em R$ 2.200,00 por mês, o Superintendente colocou para deliberação do conselho a contratação deste serviço. Os conselheiros opinaram pela contratação e sugeriram fazer um contrato de curta duração, ou seja, até o final do ano, por um período de 70 a 90 dias e planejar para o ano seguinte uma licitação mais detalhada a partir de Janeiro/2014. O Superintendente propôs avaliar a proposta e caso encontre alguma dificuldade voltará a conversar com os conselheiros. 4. Outros assuntos. Na presente data, recebemos a visita do Agente da Fiscalização do Tribunal de Contas de Sorocaba (UR 9), Sr. Cláudio, a fim de vistoriar os processos de concessão de aposentadorias e pensões referentes ao ano de 2012. Na oportunidade, compareceu à sala de reuniões e cumprimentou os senhores conselheiros. O Superintendente comentou que no curso promovido pelo Tribunal de Contas na Câmara Municipal com o Sr. Rodney José Idankas, Chefe da Seção de Planejamento – Divisão Audesp, em 03/10/2013, foram demonstradas ferramentas de fiscalização disponíveis para livre acesso no site do TCE e que tais sugestões serão avaliadas para implantação no site do IPMI. 5. Agendamento da próxima reunião. Acordado entre os membros presentes que a próxima reunião ordinária ficou estabelecida para o dia 05 de novembro de 2013, às 9 horas. O Superintendente agradeceu novamente a presença de todos. Nada mais havendo a ser tratado, o Superintendente, Sr. Eduardo Yamaya, encerrou a reunião às 11h e 40 min. Eu, Fabrício Santos de Matos, na qualidade de Diretor de Benefícios do IPMI, lavrei a presente Ata, que, após lida e aprovada, foi assinada pelos Conselheiros e demais participantes desta sessão.
EDUARDO YAMAYA
MARIELY REGINA DA SILVA
HELENA VASCONCELOS MARCZUK DE OLIVEIRA
FLÁVIO EDUARDO MARIOSI DA SILVA
WALTER LÁZARO DOS SANTOS
MARCOS PAULO CARDOSO GUIMARÃES
FABRÍCIO SANTOS DE MATOS